Utskriftskostnad för små kontor

När flera skrivare och användare delar samma budgetpost räcker det inte att titta på priset för en enstaka patron. Utskriftskostnaden för ett litet kontor byggs i stället upp skrivare för skrivare, med samma öppna formel som gäller privat, men summerad över gruppens hela förbrukning och dokumenterad så att beräkningen går att upprepa nästa gång.

Vad som skiljer kontorets kostnadsbild från en enskild patron

En privatperson jämför ofta priset på en patron mot en annan för samma skrivare. På ett kontor tillkommer ytterligare en fråga: hur många skrivare finns, vilken förbrukningsserie tar var och en, och hur ska kostnaden för dem läggas ihop till en siffra som går att använda i budgeten? Svaret är inte att ta en enskild skrivares kostnad per sida och anta att den gäller alla – olika skrivare kan ha helt olika deklarerad sidkapacitet och pris. Räkna först per skrivare och produktvariant. Vill ni sedan ha en gemensam kostnad per sida för budgeten: dela total kostnad med totalt antal sidor, eller väg samman siffrorna efter hur mycket varje skrivare faktiskt används.

Formeln, samma grund oavsett antal skrivare

Grundformeln är densamma som för en enskild patron: pris inklusive moms delat med produktens deklarerade sidkapacitet ger kostnaden per sida för just den produktvarianten. Vilken standard som gäller beror på tekniken – bläckpatroner testas enligt ISO/IEC 24711, monokrom toner enligt ISO/IEC 19752 och färgtoner enligt ISO/IEC 19798. Skillnaden på ett kontor är att formeln behöver köras en gång per skrivare och sedan vägas ihop utifrån hur mycket respektive skrivare faktiskt används, i stället för att en enda uträkning får representera hela verksamheten.

Räkna per skrivare innan ni väger ihop siffrorna

Ett vanligt misstag är att ta kostnaden per sida för den skrivare man känner bäst och anta att den gäller generellt för kontoret. I praktiken skiljer sig ofta både pris och deklarerad kapacitet mellan en bläckstråleskrivare för färgutskrifter och en laserskrivare för svartvita dokument, och även mellan olika modeller av samma teknik. Håll isär beräkningarna per skrivare och produktvariant, och slå ihop dem först i sista steget när ni vill se den totala kostnadsbilden.

Dokumentera antagandena ni utgår från

En kostnadsberäkning blir mest användbar när den går att kontrollera och upprepa. Skriv därför ner vilken skrivarmodell, vilken produktvariant och vilket pris ni utgick från vid beräkningstillfället, samt vilken standard sidkapaciteten är angiven enligt. Utan den dokumentationen blir det svårt att avgöra i efterhand om en förändrad kostnad beror på nya priser, en annan produktvariant eller att förbrukningsmönstret på kontoret helt enkelt har ändrats.

Vad som får den verkliga kostnaden att avvika

Den deklarerade sidkapaciteten är en testad siffra, inte en garanti för hur långt en patron eller kassett räcker i just er verksamhet. Dokumenttyp, färganvändning, täckningsgrad, pappersval och skrivarens egna inställningar påverkar alla hur snabbt förbrukningsmaterialet tar slut. På ett kontor tillkommer att flera användare med olika utskriftsvanor delar samma skrivare, vilket gör att den faktiska förbrukningen ofta varierar mer än hos en enskild privatperson. Se därför den uträknade kostnaden per sida som en jämförelsepunkt för budgetering, inte som ett exakt löfte om vad nästa kvartal kommer att kosta.

Vanliga frågor